Syarat Visa Schengen dan Cara Membuatnya, Ini Pengalaman Saya!

Visa Schengen dikenal sebagai salah satu visa yang cukup sulit untuk dibuat. Berdasarkan pengalaman saya, membuat visa ini memang memakan waktu yang cukup lama dan membingungkan. Membingungkan karena tidak ada panduan yang lengkap dan yang pasti dari VFS Global untuk kebutuhan masing-masing orang. 

Misalnya saja, dokumen yang harus saya persiapkan sebagai freelancer dan pekerja part-time akan berbeda dengan orang-orang yang bekerja sebagai karyawan full-time dan pebisnis.

Oleh karena itu, saya membuat artikel ini selengkap mungkin untuk membantu kalian yang ingin membuat Visa Schengen. Di sini saya akan membahas syarat Visa Schengen, dokumen yang diperlukan jika kamu memiliki sponsor, biayanya, saldo minimal untuk membuat visa ini, hingga membagi pengalaman Visa Schengen yang ditolak.

Apa itu Visa Schengen?

Visa Schengen adalah visa yang kamu perlukan untuk memasuki negara daerah Schengen untuk kunjungan wisata, keluarga, atau bisnis. 

Negara yang bisa kamu kunjungi dengan Visa Schengen termasuk: Austria, Belgium, Austria, Czech Republic, Croatia, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Italy, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luxemburg, Malta, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, dan Switzerland.

Kamu bisa memohon Visa Schengen dari daftar negara di atas, tetapi perlu diingat bahwa setiap negara memiliki persyaratannya masing-masing. Disarankan untuk memohon visa ke negara yang akan kamu kunjungi pertama kali dan yang paling lama kamu tinggali.

Saya sendiri daftar Visa Schengen melalui negara Belanda karena tujuan utama saya adalah mengunjungi keluarga di sana, dan tiket pesawat pulang pergi saya adalah Jakarta-Amsterdam.

Lokasi untuk Apply Visa Schengen

Beberapa negara seperti Belanda (mewakili Belgia dan Luxemburg), Denmark, Finlandia, Italia, Jerman, Norwegia, Swedia, dan Spanyol, menunjuk VFS Global sebagai agen resmi untuk mengurus pembuatan visa. Sedangkan Prancis menunjuk TLSContact sebagai agennya.

Lokasi VFS Global untuk saat ini hanya ada di Jakarta, Surabaya, dan Bali. Kalau saya mengunjungi kantornya di Jakarta, Kuningan City Mall.

Proses aplikasi Visa Schengen dilakukan secara online, namun seluruh dokumen harus diserahkan secara fisik di kantor VFS Global.

Biaya Visa Schengen

Harga Visa Schengen turis adalah €80 atau sekitar Rp 1.340.000,- ditambah dengan biaya servis VFS Global sebesar €17,36 atau sekitar Rp 300.000.

Jadi, total biayanya adalah sekitar Rp 1.640.000,- dan pembayaran bisa menggunakan cash atau debit.

Silahkan baca harga Visa Schengen untuk anak dan lainnya di website resmi VFS Global.

Syarat Visa Schengen Belanda

1. Form Checklist Dokumen

Form ini sebenarnya hanya untuk membantu kita saat mempersiapkan dokumen. Tapi saat menyerahkan dokumen ke staff VFS Global, saya juga menyertakan form ini, dan dia juga menggunakannya saat pengecekan. Staff-nya membuat tanda centang di setiap kolom form Checklist untuk setiap dokumen yang saya serahkan. 

📥 Download PDF Checklist Visa Schengen.

2. Form Aplikasi Visa Schengen

Isi form aplikasi Visa Schengen ini secara online. 

Sebelum mengisi form ini, kamu sudah harus mempersiapkan beberapa informasi penting seperti:

• Informasi paspor
• Alamat tempat tinggal di negara-negara yang akan kamu kunjungi (entah itu alamat hotel atau alamat orang yang mensponsori tempat tinggal mereka kepada kamu)

Jadi, jika kamu akan mengunjungi Belanda dan Jerman, kamu sudah harus menyiapkan informasi tempat tinggal kamu saat berkunjung.

Saat saya mengisi form ini, saya hanya memberitahukan bahwa saya hanya akan berkunjung ke Belanda dan tinggal di tempat tante saya (karena waktu itu juga belum buat rencana untuk pergi-pergi ke negara Schengen lain). Jadi saya hanya mengisi alamat tempat tinggal tante saya.

Tapi saat sudah sampai di Belanda, akhirnya saya mengunjungi beberapa negara Schengen dan akhirnya juga tidak ada masalah dengan visa saya saat mengunjungi negara-negara tersebut.

3. Form Appointment Visa Schengen

Kemudian, isi form janji temu dengan VFS Global di sini.

Kamu akan membayar servis VFS Global pada proses pembuatan janji temu ini secara online. Seperti yang telah saya sebutkan sebelumnya, biaya yang saya bayar pada November 2023 lalu adalah sebesar Rp 300.000,-.

Sebenarnya kamu bisa mengisi form appointment Visa Schengen sebelum atau setelah kamu mengisi form aplikasi. Waktu itu saya membuat janji temu ini terlebih dahulu karena saya memerlukan visa ini untuk bulan depan dan biasanya slot janji temu yang tersedia itu terbatas. Kemudian baru saya isi aplikasi yang di atas tadi.

4. Paspor dan Fotokopiannya

Saat menyerahkan dokumen kamu perlu membawa paspor asli yang berlaku minimal 6 bulan dari tanggal berangkat, beserta fotokopian-nya 2 set. Kamu tidak perlu fotokopi seluruh halaman paspor kamu, melainkan kamu hanya perlu fotokopi halaman-halaman ini:

• Halaman identitas
• Halaman endorsement (yang ada kotak dan tanda tangan pemilik paspor)
• Halaman yang memiliki cap dan visa (jika tidak ada, tidak apa-apa)
• Halaman terakhir
• Jika kamu memiliki paspor lama dengan Visa Schengen, ini boleh kamu bawa juga dengan fotokopiannya

Perlu diingat paspor yang kamu serahkan akan ditinggal selama proses pembuatan visa.

Bagaimana jika kamu tiba-tiba perlu menggunakan paspornya? Canny Claudia, seorang travel influencer, pernah mengalami hal ini, dan berdasarkan pengalamannya, paspor-nya boleh dipinjam kemudian dibalikkan lagi saat Visa-nya akan dicap di paspor-nya.

5. Fotokopi KTP dan KK + Terjemahannya

Kemudian sertakan juga fotokopi KTP, fotokopi KK, terjemahan KTP, dan terjemahan KK dalam bahasa Inggris. Kalian juga bisa menyertakan fotokopi akte lahir dan surat nikah jika diperlukan.

Saya menerjemahkan KTP dan KK sendiri mengikuti contoh terjemahan dari Jennifer Annardy.

6. Pas Foto

Saya bawa 2 foto ukuran 3.5 x 4.5 cm dengan background putih (atau biasanya di tempat foto studio bisa langsung bilang foto untuk Visa Schengen). Saya bayar dengan harga Rp 60.000 di foto studio terdekat saya.

Tapi ternyata 2 pas foto saya tidak dipakai sama sekali! Karena setelah menyerahkan dokumen akan ada biometrik langsung, jadi foto yang dipake adalah foto dari sesi biometrik. Jadi sebenarnya tidak perlu bawa foto, tapi untuk jaga-jaga boleh tetap di bawa, ya. Kalau sampai lupa, di sana juga akan ada tempat photobox untuk pas foto.

7. Surat Keterangan Kerja

Surat Keterangan Kerja Visa Schengen untuk Karyawan

Untuk karyawan full-time maupun part-time bisa memberikan template surat keterangan kerja dalam bahasa Inggris ke HRD, dan memintanya untuk melengkapi beberapa informasi dengan tanda tangannya. Berdasarkan pengalaman saya, tanda tangannya boleh tanda tangan digital. 

Karena saya bekerja di perusahaan Taiwan, HRD saya tentunya hanya bisa menandatangani surat ini secara online. Setelah di tanda tangan, saya print dokumen ini seperti dokumen lainnya.

📥 Contoh surat keterangan kerja Visa Schengen dalam bahasa Inggris.

Surat Keterangan Kerja Visa Schengen untuk Freelancer dan Pebisnis

Untuk para freelancer dan pemilik usaha, kalian bisa membuat surat keterangan kerja sendiri. Di bawah ini adalah contoh surat keterang kerja yang saya buat untuk Ibu saya yang memiliki bisnis. Selain itu, ada baiknya kalian menambahkan beberapa dokumen pendukung lainnya, saya akan jelaskan di poin paling terakhir.

📥 Contoh surat keterangan kerja untuk freelancer/pebisnis.

Bagaimana kalau saya belum punya pekerjaan tapi ingin buat Visa Schengen?

Saya sendiri belum pernah memiliki pengalaman ini, tapi saya sempat baca di story Instagram seseorang kalau dia tetap lolos tanpa memiliki surat keterangan kerja ini. Intinya kalian harus bisa membuktikan bahwa kalian akan balik ke Indonesia lagi.

Kalau kata orang dan dari pengalaman kakak saya, surat keterangan kerja ini adalah surat sakti. Fun fact, ini sebenarnya salah satu alasan mengapa visa kakak saya ditolak! Cerita selengkapnya ada di bagian FAQ, yaa.

8. Kontrak Kerja

Jika kalian adalah karyawan part-time atau full-time langsung lampirkan saja kontrak kerja kalian. Freelancer dan pemilik usaha tidak perlu melampirkan dokumen ini.

9. Cover Letter

Cover letter sebenarnya opsional tapi tentu tidak ada salahnya jika kalian melampirkan cover letter. Ini dia contoh cover letter untuk Visa Schengen yang dibuat berdasarkan cover letter kakak saya @shelave:

📥 Contoh cover letter visa schengen.

10. Itinerary

Pastikan itinerary yang dibuat sesuai dengan form aplikasi kamu. Isi itinerary tidak perlu terlalu detail tapi pastikan isinya jelas seperti kapan kamu berangkat dan kapan kamu akan balik ke Indonesia atau keluar dari daerah schengen.

📥 Lihat contoh itinerary untuk Visa Schengen di sini.

11. Tiket Pesawat

Nah, ini dia bagian yang paling membingungkan dan menakutkan. Berdasarkan pengalaman Visa Schengen kakak saya yang ditolak, membeli tiket pesawat asli tidak menjamin akan lolos visanya. Jadi ada beberapa cara lain yang bisa kalian lakukan:

• Membuat dummy ticket di travel agent
• Membeli tiket pesawat dengan fitur Hold my Fare di Emirates atau Turkish Airlines. Baca penjelasannya selengkapnya di sini.
• Membeli tiket pesawat dengan opsi pembayaran di office. Jadi kalian tidak perlu membayarnya langsung.
• Booking tiket melalui Traveloka tanpa melanjutkan ke pembayaran. Kemudian halaman booking di screenshot.

Saya menggunakan cara yang paling terakhir, memesan tiket di Traveloka tanpa melanjutkan ke halaman pembayaran dua hari sebelum mengajukan visa. Saya membaca tips ini dari komen FB yang memiliki kenalan orang VFS Global. 

Sebenarnya saya nekat juga menggunakan cara ini, tapi ternyata tidak ada masalah saat dokumen saya dicek oleh staff VFS Global. Tapi, please use this method at your own risk!

Tiket pesawat ini aku sarankan di print 2x kali, karena di imigrasi negara tujuan akan diminta. Sebenarnya kamu juga bisa tunjukkin tiket pesawat digital dari hp, tapi untuk jaga-jaga aku print aja.

12. Bukti Tempat Tinggal

Kamu bisa pesan hotel, hostel, atau apartemen melalui Booking.com, dan pilih tempat yang tidak perlu membayar terlebih dahulu (no prepayment needed) dan free cancellation. 

Bagaimana kalau saya akan tinggal di rumah keluarga, teman, atau partner?

Kalau di Belanda, orang yang mensponsori tempat tinggal kamu harus pergi ke City Hall terdekat di kota Belanda. Kurang lebih dalam waktu tiga hari surat ini sudah jadi. Surat ini tidak perlu dikirim dari Belanda ke Indonesia, cukup print dari hasil scan saja. 

Berikut contoh surat sponsor tempat tinggal Visa Schengen:

Sama seperti tiket pesawat, bukti tempat tinggal lebih baik di print 2x karena ada kemungkinan untuk ditanyakan oleh petugas imigrasi.

13. Rekening Koran

Print rekening koran 3 bulan terakhir di bank. Karena saya menggunakan bank BCA, saya print rekening koran di cabang terdekat dan dikenakan biaya Rp 2.500,- per lembar-nya.

Nah, berapa saldo minimal untuk membuat Visa Schengen?

Saldo minimal akan tergantung dengan lamanya kamu akan berlibur di sana. Untuk negara Belanda, kalikan €30 dengan jumlah hari kamu di sana.

Jadi, jika kamu ingin berlibur selama 10 hari, minimal saldo kamu adalah €300 atau sekitar 5 jutaan. Tapi kalau bisa jangan terlalu pas-pasan karena kedutaan Belanda juga akan memperkirakan apakah kamu akan tetap bisa menjalani hidup dengan tabungan kamu setelah balik dari Belanda.

Selain itu, jangan sampai tiba-tiba ada pemasukan di rekening dalam jumlah besar secara tiba-tiba, karena ini akan dicurigai oleh pihak kedutaan.

14. Surat Referensi Bank

Sebenarnya surat ini opsional, tapi semakin lengkap dokumen yang kamu berikan, akan semakin baik. Kamu bisa minta surat referensi dari bank saat kamu print rekening koran dengan CS. Bank BCA mengenakan biaya Rp 50.000,- untuk surat ini.

Saat surat dibuat, CS akan menanyakan apakah kamu ingin saldo akhir disertakan di surat referensi bank atau tidak usah. Kalau mama saya kemarin memilih untuk tidak disertakan.

15. Asuransi Perjalanan

Pilih asuransi perjalanan yang mengcover daerah Schengen. Saat itu saya pakai Axa dan biayanya dihitung dari durasi saya berada di sana. Saya dikenakan biaya sekitar 1.5 juta untuk 43 hari perjalanan.

Sebenarnya setelah dihitung-hitung lebih baik beli untuk satu tahun sekaligus karena akan lebih murah jika kamu sering bepergian.

16. Statement Letter

Statement letter ini opsional, tapi menurut saya tidak ada salahnya untuk membuat surat ini untuk lebih meyakinkan mereka bahwa kamu akan pulang kembali ke Indonesia. Tapi, statement letter ini wajib untuk disertakan jika perjalanan kamu disponsori.

Statement letter kemudian di tandatangani di atas materai oleh orang tua, keluarga, atau orang yang memberikan sponsor. Waktu itu statement letter saya ditandatangani oleh Ibu saya, sedangkan statement letter Ibu saya ditandatangani oleh pemberi sponsor tempat tinggal.

📥 Contoh statement letter untuk visa schengen.

17. Surat Pendukung Lainnya

Ada beberapa dokumen pendukung lainnya yang bisa kamu sertakan, seperti:

• Surat dari sponsor (jika menerima sponsor). Surat dari sponsor menjelaskan apa hubungan pemberi sponsor dan penerima, tanggal pergi dan pulang, tujuan kunjungan penerima sponsor, alasan pemberian sponsor, dan penjelasan bahwa penerima sponsor akan kembali ke Indonesia.
• Dokumen pendukung lainnya dari sponsor (jika menerima sponsor): paspor pemberi sponsor, statement letter dari pemberi sponsor, slip gaji jika kamu akan disponsori secara finansial juga.
• Surat rumah atau aset tidak berjalan. Sekali lagi, ini tidak wajib. Tapi waktu itu Ibu saya melampirkan fotokopi surat rumah untuk membuktikan kita memiliki aset tidak berjalan, sehingga artinya kita tidak mungkin kabur dan tinggal di Belanda secara ilegal.
• Bukti bisnis. Pemilik bisnis dan freelancer disarankan untuk melampirkan invoice dari klien, screenshot dan print akun bisnis di Instagram dan/atau toko online shop, atau bukti lainnya.

FAQ Visa Schengen

Apa yang harus dilakukan jika visa schengen ditolak?

Saya sempat bertanya langsung ke staff VFS global dan katanya jika visa schengen ditolak, kita boleh langsung apply kembali jika bisa mendapatkan janji temu dengan VFS global di waktu terdekat.

Saya cerita sedikit tentang pengalaman visa schengen kakak saya yang ditolak. Pada saat itu, kakak saya menyiapkan dokumen-dokumennya hanya berdasarkan form checklist dokumen dari kedutaan Belanda (yang di nomor satu tadi). 

Dokumen nomor 5 menjelaskan bahwa kita dapat melampirkan satu ATAU lebih banyak dokumen yang menunjukkan bukti keuangan. Karena ini, kakak saya melampirkan semuanya kecuali surat keterangan kerja dari HRD karena berdasarkan form checklist tersebut, dia boleh pilih dokumen apa saja yang ada di daftar tersebut asalkan dokumen tersebut bisa membuktikan status keuangannya.

Nah, ternyata ini adalah alasan kenapa visa kakak saya ditolak, karena dia tidak melampirkan surat keterangan kerja dari HRD! Sehingga ini menyebabkan kecurigaan di kedutaan Belanda.

Dia mengetahui alasan ini karena dia sempat menelepon pihak kedutaan Belanda. 

Apakah ada wawancara untuk visa schengen?

Tidak ada. Staff VFS Global hanya akan menanyakan hal-hal dasar saat penyerahan dokumen, seperti apa tujuan kamu berkunjung.

Berapa lama visa schengen jadi?

Berdasarkan pengumuman resmi, pembuatan visa schengen akan memakan waktu 15 hari kerja, tapi bisa juga lebih awal.

Saya sendiri mendapatkan kabar melalui email bahwa paspor/visa saya sudah bisa diambil setelah 12 hari kerja. Tapi, Ibu saya mendapatkan email dari setelah 13 hari kerja.

Visa schengen berlaku berapa lama?

Waktu berlakunya visa schengen tergantung durasi yang kamu tulis di dokumen dan durasi yang diberikan kedutaan Belanda. Tapi durasi maksimal yang bisa diberikan kedutaan untuk visa turis adalah 90 hari.

Saat menerima visa schengen, ada dua hal penting yang perlu kamu perhatikan: masa valid visa dan “duration of stay”. 

Misalnya, masa valid visa kamu dari tanggal 1 Januari hingga 1 April 2024. Tapi, duration of stay kamu adalah 60 hari. Jadi, jika kamu sampai di Belanda tanggal 2 Januari 2024, bukan berarti kamu boleh tinggal di Belanda sampai 1 April 2024, ya, karena ini artinya sudah melewati 60 hari.

Semoga artikel ini membantu kalian yang ingin ke Eropa juga! Kalau ada pertanyaan, silakan tinggalkan pertanyaan kamu di kolom komentar! ☺️